التنسيق الميداني

قسم التنسيق الميداني

يٌؤسس ضمن المقر الرئيسي  للجنة المركزية  قسم يسمى التنسيق الميداني. ويكون هذا القسم جهة التنسيق الرئيسية للحصول على كافة  المعلومات من وإلى مكاتب اللجان الفرعية. تصرف لجميع الموظفين  معدات تكنولوجيا المعلومات وهواتف محمولة مزودة ببطاقات رصيد.
وينبغي أن يكون لقسم التنسيق رئيسا ويتبع لجنة العمليات، وينخرط تحت هذا القسم عدد من المنسقين الميدانيين حسب عدد البلديات، وتحدد لكل منسق منهم مسئولية التنسيق لمجموعة من البلديات.

الغرض

التنسيق الميداني هو المسلك الرئيسي لتوصيل المعلومات بين المستويات المختلفة بهيكل اللجنة المركزية وتنسيق الإجراءات بين المقر الرئيسي واللجان الفرعية ومراكز الاقتراع.

المعلومات المرسلة

المعلومات الأساسية التي يجب إرسالها تتضمن:

  • تقرير عن الوضع يرسل أسبوعيا ويغطي – فقط – التطورات الرئيسية والاحتياجات العاجلة.
  • تقارير النشاط – البيانات الأساسية للأنشطة المهمة بالدرجة الأولى (توزيع المواد من طرابلس إلى المكاتب الفرعية ومن تم الى مراكز الاقتراع واسترجاعها)
  • التعليمات – الإجراءات التي يتعين تنفيذها.
  • التطورات الامنية المهمة ذات الصلة.
  • ويجب إعطاء تعليمات تفصيلية  ونماذج لكل نوع من أنواع  هذه الرسائل.

وحدة التنسيق الميداني بمكتب اللجنة الفرعية

يكون في كل لجنة فرعية موظف مختص بالتنسيق وتقديم المعلومات، ويكون هذا الشخص المسئول الوحيد عن  التواصل بين مكتب اللجنة الفرعية ومسئول التنسيق الميداني المختص باللجنة المركزية، وعليه ان بجمع التقارير والمعلومات، كلما طٌلب منه ذلك.

ويكون هناك مسئولي اتصال في كل مكتب من مكاتب اللجنة الفرعية والذين تقع علىهم مسئولية الإتصال وإبلاغ منسقي الإتصال وعليهم تقديم الدعم كلما لزم الامر. وتصرف لجميع الموظفين معدات تكنولوجيا المعلومات وهواتف محمولة مزودة ببطاقات.

الهيكلية على مستوى اللجان الفرعية

مركز الاقتراع – يتبع منسقي الإتصالات باللجنة الفرعية لرؤساء المراكز، وقد يتم تخصيص مسئولي اتصال إضافيين بالبلدية خلال الفترات الحرجة لتقديم الدعم في مجال الإتصالات على المستوى الميداني. كما يمكن الإستعانة بفرق الإبلاغ المتنقلة بالنسبة للمراكز التي لا توجد بها تغطية بالهاتف النقال.

قنوات الاتصال

يكون الإتصال بين اللجنة المركزية ومكاتب اللجان الفرعية في المقام الأول بواسطة البريد الإلكتروني، ووسيلة الإتصال الثانوية: الهاتف النقال.
الإتصال بين مكتب اللجنة الفرعية وعلى المستوى الميداني – في المقام الأول بواسطة: الهاتف النقال مباشرة،
ووسيلة الاتصال الثانوية من خلال فرق الإبلاغ المتجولة.

مواعيد تشغيل الإتصالات

يجب أن تكون مواعيد عمل أجهزة عمل التنسيق الميداني باللجنة المركزية وفق  ساعات العمل المعتادة، على أن تمدد ساعات العمل، خلال الأوقات الحرجة كلما لزم الامر.
يخصص  لكل مكتب تنسيق باللجنة المركزية ومكتب كل لجنة فرعية رقم هاتف نقال يعمل على مدار الساعة للتعامل مع الحالات الطارئة.   

مهام ومسؤوليات قسم التنسيق الميداني

  • المساهمة في إعداد خطط العمل الخاصة بالعمليات الإنتخابية.
  • إدارة وتسيير أعمال القسم ومتابعة سير العمل باللجان الفرعية وإقتراح كل مامن شأنه تحسين أداؤها.
  • تقديم المساعدة للجان الفرعية بما يمكّنها من أداء مهامهم.
  • تجميع ودراسة التقارير الواردة من اللجان الفرعية ومتابعتها مع لجنة العمليات.
  • إعداد النماذج الخاصة بتجميع البيانات والمعلومات حول نشاط اللجان الفرعية.
  • إستقبال المعلومات المتعلقة بعمليات تسجيل الناخبين يومياً وتحليلها وإقتراح الحلول اللازمة لتقريب الفجوة بين عدد المسجلين الفعلي والمستهدف.
  • استقبال الرسائل الإلكترونية يومياً وتحليلها ووضع الحلول للمشاكل الى تواجه اللجان الفرعية ومراكز الإقتراع التابعة لها.
  • القيام بزيارات الدعم والمتابعة للجان الفرعية.
  • مايفوض به من إختصاصات أو ما يكلف به من أعمال من قبل اللجنة المركزية.